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Schreiben von einer Übernachtung-RFP

Unternehmen und viele andere Organisationen oft halten Sie regelmäßig Tagungen und Konferenzen sowie Delegationen zur Förderung von Produkten und Dienstleistungen auf Messen zu senden. Manchmal Familienmitglieder reisen zu einem zentralen Gebietsschema für Wiedervereinigungen. In all diesen Fällen benötigen Menschen Unterkünfte. Daher ist ein wichtiger Teil der Planung dieser Ereignisse schriftlich einen Antrag für Vorschlag (RFP), mehrere Hotels und Konferenzzentren zu sehen, die man Ihnen geben kann, die Zimmer, Dienstleistungen und andere Annehmlichkeiten, die Ihre Gruppe erfordert und zum besten Preis.

Anweisungen

• Erstellen Sie ein Deckblatt, in dem Sie den Titel Ihres Angebots (d. h. "Hotel Unterkunft RFP"), den Namen Ihrer Veranstaltung und Unternehmen, Kontaktdaten der Person, die die Modalitäten (Name, Anschrift, e-Mail, Telefon-und Faxnummern) machen wird und die inklusiven Daten der Veranstaltung aufnehmen.

• Fakten zu erklären. Im ersten voraussichtlich Absatz schreiben über Ihre Gruppe und viele Menschen teilnehmen, Informationen über Ihre Veranstaltung (es ist eine jährliche Konferenz, eine zweimonatliche Werkstatt?), wenn Sie treffen und/oder Bankett-Raum und die Termine der Veranstaltung benötigen.

• Beinhalten Sie eine umfassende Diskussion über Ihre Gruppe Anforderungen in den Absätzen unter der Überschrift "Anforderungen." Verwenden Sie Unterpositionen, z. B. "Termine" (an-und Abreisedaten und mal) und "Room Types", in dem Sie umfassen würde, wie viele Zimmer mit King, Queen oder Doppelbetten erforderlich sind und wie viele Suiten benötigt werden. Beachten Sie, wie viele nicht-Raucher oder Behinderung Zimmer erforderlich sind. Auch "Essen", wenn Ihre Gruppe sie benötigen (sagen, welche Mahlzeiten und was stammt) und Größeder Konferenz- und Veranstaltungsräume Zimmer notwendig.

• Fügen Sie eine andere Unterrubrik namens "Zusätzliche Anforderungen". Gehören Sie alle audiovisuellen Geräten, Parken Unterkünfte, Flughafenzubringer, Training Zimmer, geheizte Schwimmbäder oder WiFi-Zugang, die möglicherweise erforderlich.

• Schreiben den "Budget"-Abschnitt, in dem Sie die maximale Menge, die Sie bereit sind zu zahlen für jedes Zimmer einschließen, der Preis pro Person für alle Bankette und Kosten für die Vermietung von Tagungsräumen und Erfrischungen.

Tipps & Warnungen

  • Schreiben Sie immer ein Anschreiben, die jeden Vorschlag begleiten wird. Erläutert die Grundlagen im Brief und noch einmal das Datum brauchen Sie eine Antwort, und wenn Sie planen, Ihre Entscheidung zu treffen.
  • Senden Sie Vorschläge für zwei oder drei Betriebe, so dass Sie sehen können, wie Preise und Ausstattung vergleichen.